Robot Process Automation Pilotprojekt

Zählerstände erreichen die Stadtwerke Heidelberg über unterschiedliche Kommunikationskanäle, beispielsweise per Onlineformular oder App. Die eingehenden Informationen mussten bislang von Mitarbeitenden manuell geprüft, den jeweiligen Kunden und Zählern zugeordnet und in verschiedene IT-Systeme zur Weiterverarbeitung und Archivierung übertragen werden. Diese regelmäßig anfallenden, weitgehend standardisierten Tätigkeiten verursachten erheblichen manuellen Bearbeitungsaufwand und waren mit potenziellen Übertragungsfehlern verbunden. Gleichzeitig boten sie einen geeigneten Einstieg in die Erprobung softwaregestützter Prozessautomatisierung.

Ziel war die erstmalige produktive Einführung von Robotic Process Automation bei den Stadtwerken Heidelberg anhand eines konkreten, wirtschaftlich relevanten Geschäftsprozesses. Die automatisierte Übernahme und Verarbeitung von Zählerständen sollte Bearbeitungszeiten reduzieren, Fehlerquellen minimieren und Mitarbeitende von repetitiven Tätigkeiten entlasten. Gleichzeitig sollten praktische Erfahrungen mit der Technologie gesammelt und technische sowie organisatorische Grundlagen für die Automatisierung weiterer Geschäftsprozesse geschaffen werden.

Die Digital-Agentur analysierte gemeinsam mit dem zuständigen Fachbereich der Stadtwerke den bestehenden Prozess der Zählerstandserfassung und entwickelte auf Basis der RPA-Technologie einen Software-Roboter. Dieser übernimmt regelbasierte Arbeitsschritte, liest eingehende Zählerstandsmeldungen aus, ordnet diese den entsprechenden Kundenkonten zu, prüft die Plausibilität und überträgt die Informationen in die vorhandenen Fachanwendungen. Nach Entwicklung, Test und fachlicher Abnahme wurde die Lösung in den operativen Einsatz überführt.

Mit dem ersten produktiv eingesetzten Software-Roboter konnten die Stadtwerke Heidelberg einen manuell geprägten Geschäftsprozess automatisieren und wertvolle Erfahrungen mit RPA im operativen Betrieb sammeln. Die Technologie ermöglicht eine schnellere und standardisierte Verarbeitung eingehender Informationen, reduziert manuelle Übertragungsschritte und damit verbundene Fehlerquellen und verbessert die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung. Weitere Vorteile sind die Entlastung der Mitarbeitenden von monotonen Routinetätigkeiten, die Möglichkeit einer arbeitszeitunabhängigen Verarbeitung sowie die flexible Bewältigung schwankender Bearbeitungsmengen. Das Pilotprojekt schuf damit eine wichtige Grundlage für die weitere Automatisierung von Geschäftsprozessen und den systematischen Aufbau entsprechender Kompetenzen innerhalb der Stadtwerke.